Abrir um negócio envolve muitas etapas, documentos e burocracias. Mas, apesar de trabalhosa, essa é a parte mais fácil de empreender. Isso porque o segredo da longevidade de qualquer negócio está na organização diária. Portanto saber como controlar o fluxo de caixa da sua empresa é uma das etapas mais importantes.
Entender essa ferramenta de gestão financeira, bem como as informações que a abastecem é vital para o sucesso do seu negócio. Então, mesmo que você opte pela ajuda de um profissional para administrar a sua empresa, é importante conhecer alguns conceitos básicos sobre o assunto.
Assim, mesmo sabendo que uma empresa envolve uma série de atividades, você não pode correr o risco de deixar alguma etapa administrativa totalmente na mão de terceiros.
Pensando nisso, reunimos orientações importantes sobre como controlar o fluxo de caixa da sua empresa. Nesse artigo você vai entender como funciona e quais são as principais vantagens dessa ferramenta que é vista, muitas vezes, como o “pulmão financeiro” dos empreendimentos.
O lucro é o oxigênio das empresas, mas viver é muito mais do que respirar” – Peter Drucker.
O que é fluxo de caixa?
Com clareza o que é o fluxo de caixa. Então, fazendo uma analogia com o controle de finanças pessoais, o fluxo de caixa pode ser visto como a sua planilha de gastos e receitas domésticas, por exemplo.
Já que para a empresa, assim como nos seus controles de finanças pessoais, é necessário registrar detalhadamente tudo o que entra e sai, ou seja, todas as receitas e despesas.
Esse registro pode ser feito na frequência que julgar necessário para atender as estratégias da sua empresa. Contudo é importante saber que esse procedimento deve ser feito com rigor, riqueza de detalhes e comprometimento.
Assim, sempre que precisar, você terá um espelho atualizado e completo sobre a saúde financeira da sua empresa em determinado período.
Para tanto não subestime nenhum valor. Registre todas as movimentações financeiras. Pois, independentemente do montante, todas elas são relevantes.
Contudo vale lembrar que mesmo que você julgue uma movimentação como pouco relevante, ela servirá como dado para o planejamento das próximas estratégias do seu negócio.
Dado esse cenário, o fluxo de caixa transforma-se, então, em uma grande e importante base de dados que auxiliará nas tomadas de decisão referentes à empresa.
Essa base de dados deverá conter, prioritariamente, as informações:
- Saldo em caixa no início do período;
- Entradas realizadas ao longo do período;
- Saídas realizadas ao longo do período (gastos, pagamentos, perdas, despesas, etc);
- A diferença entre tudo que entrou e tudo que saiu do caixa ao longo do período;
- Saldo final (que será dado pela diferença entre o saldo em caixa no início do período e o resultado entre as entradas e saídas do período).
Novamente: não subestime nenhum valor. Se você gastou R$1,00 em cópias de documentação para alguma fiscalização do negócio, por exemplo, insira esse item no seu controle.
Assim, se no futuro você precisar fazer 500 cópias dessa documentação, saberá que precisará disponibilizar, ao menos, o montante de R$500,00.
Existem diversas metodologias de como controlar o fluxo de caixa, algumas mais fáceis e simples e outras mais completas e complexas. Escolha aquela que melhor responda às estratégias e movimentações da sua empresa.
Não existe uma regra para isso. Basicamente, a forma como controlar o fluxo de caixa será definida por você e seus parceiros e poderá ser ajustada conforme julgarem necessário.
Quais as vantagens de saber como fazer o fluxo de caixa?
Além do que já foi citado anteriormente, controlar o fluxo de caixa de sua empresa apresenta diversas vantagens. Ele agrega valor ao seu empreendimento, pois, uma vez que reúne informações sobre a saúde financeira, facilita as tomadas de decisão referente a investimentos e projetos da empresa.
Abaixo listamos alguns pontos que mostram como controlar o fluxo de caixa é vantajoso:
- Planejamento de recursos: com a visão das receitas e dos gastos, ficará mais fácil planejar os projetos a curto e médio prazo, além de promover informações para projetos de longo prazo;
- Controle de despesas e estoque: é uma das ferramentas mais utilizadas para o controle de despesas e estoque das empresas, uma vez que, a partir de um histórico, é possível verificar onde estão os maiores e mais significativos aportes.
- Comparabilidade: permite confrontar a relação entre gastos realizados e valor agregado, tornando possível a verificação de quais investimentos podem ser repetidos ou quais não devem.
- Agilidade: um fluxo de caixa atualizado e detalhado permite uma tomada de decisão mais rápida e assertiva.
- Auditorias: manter a veracidade e frequência das atualizações é importante para os momentos de auditorias, fiscalização e identificação de fraudes.
5 dicas para controlar o seu fluxo de caixa
Mesmo conhecendo o funcionamento e o objetivo da ferramenta, muitas pessoas podem ainda não saber como controlar o fluxo de caixa de uma empresa de forma prática e, realmente, eficiente.
Listamos cinco técnicas fundamentais para garantir um fluxo de caixa completo para a sua empresa
Dica 1: Periodicidade
Antes de tudo, você precisa entender e definir o período de lançamento das informações referentes ao seu negócio.
Esse tempo de atualização pode variar. Seja diário, semanal, quinzenal ou mensal, o mais importante é que o lançamento deve seguir a periodicidade necessária para a tomada de decisão da sua empresa.
Ao definir isso, a primeira etapa de como controlar o fluxo de caixa está concluída.
Dica 2: Categorias
Sabendo a periodicidade que deverá atualizar o seu fluxo de caixa, é importante entender a qual categoria cada movimentação pertence.
Isto é, categorize suas informações em grupos de receitas e gastos, subdividindo cada um desses grupos conforme a necessidade.
Por exemplo, os gastos irão reunir aluguel, contas de luz, compra de embalagens. E cada um desses itens se refere a um grupo diferente entre custos fixos e variáveis.
O mesmo acontece com as receitas, que podem ser originadas de vendas concluídas ou retorno de investimentos, por exemplo.
Para saber como controlar o fluxo de caixa da sua empresa é bom entender como categorizar todas as movimentações. Isso também facilitará a visualização e análise dos resultados da empresa.
Dica 3: Registre
Vamos repetir pela última vez: Não subestime nada.
Registre todas as movimentações que ocorrer sendo fidedigno aos detalhes como data, valor e importância.
Isso será fundamental para saber como controlar o fluxo de caixa em benefício de projetos atuais sem arriscar a sustentabilidade e a longevidade do seu negócio.
Lembra-se do exemplo das cópias? Pois então, use o mesmo raciocínio para toda alteração do fluxo de caixa da sua empresa.
Mesmo que o investimento realizado meses atrás tenha gerado apenas centavos de retorno, ou se a conta paga foi muito pequena quando comparada às outras. Tudo é significativo ao longo do tempo.
Dica 4: Faça correções.
Categorizar e registrar as movimentações pode não ser tão simples e rápido quanto parece (mas gostaríamos).
Ao analisar o fluxo de caixa atualizado, ele pode conter erros. Não os ignore, quando encontrá-los durante suas análises não hesite em corrigi-los.
Além de alinhar o planejamento financeiro, as estratégias e as metas já definidas para a empresa, as correções são fundamentais para manter seu fluxo de caixa confiável e assertivo.
Lembre-se: é melhor arcar com revisões do documento do que com furos no orçamento, os quais podem levar a decisões erradas.
Portanto a forma como você lida com os erros diz muito sobre o sucesso ou fracasso da organização.
Dica 5: Metas e limites
Não se esqueça de definir metas para o seu negócio. Isso faz parte do seu planejamento e ajudará muito nas atividades de como controlar o fluxo de caixa da sua empresa.
Definir metas a curto, médio e longo prazo também irá obrigar a corrigir o planejamento financeiro e, principalmente, impor limites.
O objetivo do fluxo de caixa é oferecer um banco de dados robusto com informações sobre o passado, as quais podem influenciar o futuro. Portanto controlar as movimentações financeiras irá fornecer informações quanto aos limites de cada uma.
Ou seja, você terá uma visão completa de até onde o seu negócio está rodando de forma saudável e a partir de quando você precisará de ajuda. Esse tipo de informação é fundamental para manter seu planejamento ou traçar estratégias mais inteligentes.
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